A primeira tarefa do responsável escolhido pela empresa para liderar o processo de Gestão de Telecom dentro da sua empresa, deverá ser o levantamento de todas as informações necessárias para a execução das atividades.
E quais são estas informações? Vamos a elas.
1) Acesso ao portal das operadoras para download da fatura em formato eletrônico
Por que fatura em formato eletrônico? As físicas não servem?
Na falta imediata das digitais as faturas físicas até servem, mas é humanamente impossível analisar, auditar e preparar relatórios baseados em informações não tabuladas, mês após mês. É impossível.
Todas as maiores operadoras possuem um portal para download das faturas. A antecedência da disponibilização se comparada a chegada das faturas físicas recebidas pelo correio garantem que, mesmo que ocorram greves, atrasos, etc, você poderá pagar as faturas em dia, evitando juros e multas.
2) Contratos firmados com as operadoras e prestadores de serviços
As relações de prestação de serviços normalmente são firmadas através de contratos, onde constam as regras comerciais acordadas, prazos de atendimento e qualidade de serviço, penalidades, multas, fidelidades, direitos e deveres das partes. Digo normalmente pois pequenas contratações e contratações antigas, principalmente de telefonia fixa analógica e internet ADSL, eram firmadas através de uma simples adesão por telefone.
Caso não possua os contratos arquivados na sua empresa, solicite para a sua operadora.
Podem existir outros prestadores de serviços contratados, que também necessitam ser controlados, como por exemplo: Consultorias, Suporte técnico para manutenção de centrais telefônicas, Tarifadores, Softwares específicos, etc.
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Tem dúvidas de como conseguir as informações mínimas? Fale conosco!
3) Contatos dos gerentes, central de relacionamento e representantes das operadoras
Estas são as pessoas que podem e devem ajudá-lo com as demandas do dia a dia junto às operadoras. Os gerentes e/ou representantes são os responsáveis pelas negociações, ajustes nos planos, contratações e priorizações.
Os contatos das centrais de relacionamento (e-mail, telefone, etc) são importantes para resolução de problemas, esclarecimento de dúvidas, contestações, etc.
4) Relação de ativos
Alguns recursos são mais simples de controlar, pela sua pouca mobilidade, como por exemplo centrais telefônicas, gateways, roteadores e aparelhos de mesa, mas celulares, modens 3G/4G, tablets, carregadores, chips, aparelhos sem fio são facilmente perdidos, extraviados e, até com certa frequência, roubados.
Identificar que equipamento está com quem e desde quando é o ponto base. Sim, é um trabalho árduo e lento, mas precisa ser feito este primeiro levantamento e mantido o controle.
Tabuladas estas informações já é possível realizar algumas análises e criar uma política de uso, com padrões, termos de responsabilidade e um acompanhamento mais rigoroso, afinal, estamos tratando de ativos da empresa e devem ser cuidados tão bem quanto os outros ativos.
O conhecimento da informação é o ponto inicial de toda e qualquer estratégia. Somente a partir dela podemos iniciar com ferramentas de controle e gestão.
