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Utilize ferramentas para agilizar o processo de Gestão

Depois de levantadas todas as faturas, informações e necessidades de entrega de relatórios, rateios, auditorias, etc, você deve estar pensando, como vou conseguir fazer tudo dentro dos prazos necessários?

Pois então, não se assuste, esta preocupação não é só sua, realmente não é simples e quanto maior for a empresa e mais funcionários ela possua, mais complexas e pesadas são as informações a serem tratadas.

De início você pode controlar, auditar, ratear utilizando a ferramenta mais popular nas empresas, o Excel. Sempre usamos o Excel pra quase tudo dentro da empresa, dificilmente existe alguma empresa que não o utiliza, mas podemos otimizá-lo com regras e automações para acelerar o resultado. É claro que em muitos casos o trabalho será enorme, mas onde não existia nada, pelo menos agora teremos informação e qualquer evolução já será melhor que o cenário anterior.

Automatize o processo, incremente suas planilhas, busque algum software para ajudá-lo no dia a dia.

É claro que para muitas empresas nem o Excel será suficiente e, até nós como consultoria, no momento em que atingimos os primeiros 10 clientes lá nos idos de 2009, já tivemos que investir no desenvolvimento de um Software para automatizar o processo.

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Vamos aos usos essenciais que podem ser criados com Excel ou com um Software específico:

 

Auditoria das faturas:

Todas as operadoras oferecem uma versão de suas faturas que podem ser importadas no Excel, com tabulações que facilitam a separação dos Campos. Com base nas condições comerciais acordadas em contrato você precisará comparar o cobrado com o negociado e, através de filtros, separar o que estiver em discordância para enviar a operadora como contestação. Com um pouco de investimento de tempo você conseguirá chegar ao resultado. O desafio posterior é automatizar ao máximo a planilha com fórmulas, programações, etc.

 

Rateio:

Aproveitando a mesma planilha importada para auditoria, com um simples PROCV você consegue identificar quem são os usuários de cada linha/ramal. O desafio aqui é dividir os serviços compartilhados (rateando igualmente ou proporcionalmente, de acordo com a lógica que a empresa julga correto) por todos os usuários ou apenas para os usuários que utilizaram. Essa conta pode ser feita separadamente em outra aba da planilha e acrescentado ao cálculo anterior. Feita uma tabela dinâmica e você terá o rateio para envio ao financeiro. Mais uma vez, o desafio é automatizar ao máximo a planilha com fórmulas ou até com software específico, dependendo do trabalho que este processo demandará.

 

Controle de Ativos:

Provavelmente quando falamos disso você já pensou em planilhar. Perfeito, é isso mesmo. Uma planilha bem visual e confiável será o suficiente para iniciar um processo de Gestão de Telecom eficiente. O mais importante nesta planilha é que ela deve ser acessada por poucas pessoas, para evitar que as atualizações se percam ou sejam gravadas em mais de uma máquina. Num segundo momento você pode jogar isso na web com cadastros dinâmicos.

 

Relatórios:

A base para a geração de relatórios está pronta, você já criou para ratear e auditar, basta iniciar com a criação de tabelas dinâmicas que mostrem resultados por usuário/centro de custos/departamento, enfim, volumes por tipo de serviço, valores consolidados, agrupados, etc. O importante é começar a criar um histórico de informações, comparadas mês a mês e assim identificadas distorções que podem ser investigadas nos detalhes. Do macro para o micro, todas as informações estarão disponíveis, basta criar uma metodologia de imersão nos dados.

Quanto mais realizarem as tarefas, mas rapidamente e melhores serão realizadas. É o efeito da curva de aprendizagem.

Sugerimos fortemente que, se identificado que o processo tomará muito tempo do responsável dentro da empresa, que contrate algum Software para ajudá-lo e até terceirize uma parte do processo, a parte mais trabalhosa. O custo é inferior ao tempo investido pelo funcionário. A conta para comparação é simples: Número de horas mensais que despenderá para tal trabalho X custo hora do funcionário, comparado ao valor cobrado pelo fornecedor do Software ou da empresa terceirizada que fará o trabalho.

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