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Siga com disciplina um cronograma

Agora que você já definiu um responsável, este responsável já levantou todas as informações, já podemos partir para a definição de um cronograma interno para acompanhamento dos Custos de Telecom.

A informação mais importante que balizará o início do cronograma reverso, explico depois o por que, são as datas de vencimento das faturas. Com as datas dos vencimentos das faturas em mãos, é possível alinhar quantos dias antes o financeiro precisa receber as faturas para pagá-las em dia, qual o formato que eles precisam receber as informações para lançamento, se este custo precisa ser rateado entre os centros de custos/departamentos, quais relatórios precisam ser elaborados, em que data precisam ser apresentados, etc.

 “A disciplina no cumprimento dos prazos trará consistência e confiabilidade ao processo de Gestão de Telecom implementado.”

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Com as datas definidas é necessário realizar um planejamento reverso, que nada mais é do que partir do ponto de chegada e voltar nas atividades, levando em conta o seu prazo de execução, até o início do processo. Este planejamento nos dará a visão e os prazos máximos para cada etapa do processo, como:

  • Qual a data limite para tirar as faturas do site da operadora
  • Qual a data limite para realizar o rateio das contas
  • Qual a data limite para envio das informações ao financeiro
  • Qual a data limite para apresentação dos resultados
  • Qual a data para o RH avisar da entrada ou saída de um funcionário
  • e por aí vai.

É importante conseguir manter a disciplina no cumprimento destes prazos, é isso que dará consistência e confiabilidade ao processo de Gestão de Telecom que está sendo implantado.

As áreas ligadas diretamente ao processo (TI, Financeiro, RH, Controladoria, etc) precisam estar cientes dos prazos, participando com as suas responsabilidades.

Por se tratar de recursos e custos que são utilizados por todas as áreas, todas precisam estar envolvidas e informadas dos números e ações que serão implementadas.

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