Seu dia a dia segue corrido, as demandas não param de chegar, as pendências se acumulam… As demandas dos que gritam mais alto são priorizadas, e, a não ser que tenha algum problema com telecom, como por exemplo: algum celular que não esteja funcionando ou a fatura do mês chegou e o custo veio exorbitante, a sua gestão fica para segundo plano. Não se sinta mal, eu te entendo.

Somente olhando de fora que conseguimos enxergar esta realidade. Vamos deixando e pensando “Depois eu vejo isso, sei que é importante, mas com certeza depois eu faço”, ledo engano.

Se fosse apenas com telecom, não que com telecom seja aceitável, mas esta prática atinge todas as tarefas. É o famoso bombeiro corporativo, só apaga fogo.

Cuidado! Bombeiros não são promovidos, a não ser que você seja um bombeiro de profissão.

Veja se isso te soa familiar:

– Chegou a fatura da operadora de telefonia móvel, o custo subiu em torno de 20% se comparado com o que está acostumado a pagar, você começa a caçar dentro da fatura os ofensores, começa a grifar um monte de ligações com uma canetinha marca texto, e grifa, e grifa, e grifa, separa num e-mail e envia para o responsável do departamento, pois não sabe com que a linha está.

O responsável descobre com quem estava a linha e puxa a orelha do funcionário que fez as ligações grifadas, a fatura é paga, sem rateio, sem ajuste na política para os próximos meses ou colocação de limites ao usuário.

A fatura é paga com alguns dias de atraso, pois faltou tempo para lançar em sistema, passar por todo processo burocrático até o pagamento. A busca de erros de tarifação não foi feita, pois caso contrário a fatura seria paga com um atraso ainda maior.

– No mês seguinte a fatura chega, o valor continua próximo do mês anterior, além disso foram cobrados juros e multa por atraso no pagamento, as mesmas pessoas são chamadas a atenção, outras distorções aparecem, sempre grifadas com caneta marca texto de cor florescente.

Tudo continua sendo feito de qualquer jeito.
Daquele jeito.

Soou familiar? Se identificou com alguma parte da rotina acima?

Não é que seja feito por mal ou por má vontade, mas incontestavelmente existe um excesso de atividades a serem realizadas e nós temos as mesmas poucas 8 horas úteis de cada dia.

Raras as empresas que conseguem investir numa equipe em quantidade suficiente para realizar todos os processos com excelência, isto demandaria um investimento alto e provavelmente não se justifique. Isso é fato inconteste.

Uma saída para executar os processos necessários de gestão de faturas, ativos, relatórios e atendimento de maneira eficiente é terceirizar uma parte do processo, justamente aquelas que dão mais trabalho ou que não estão sendo feitas no momento.

Separe o processo em etapas e dimensione o ganho em executá-las de forma eficiente, como ganhos em produtividade, recuperação de valores cobrados indevidamente, controle de ligações particulares, colocação de limites nos funcionários, etc.
Após dimensionar, defina quais processos podem ser delegados para uma equipe externa.

Terceirizar não tira o valor do seu trabalho, pelo contrário, você incrementa habilidades como por exemplo gestão de projetos com fornecedores, fazendo com que cumpra o termos contratuais da melhor forma. Outro papel importante é criar engajamento do fornecedor com a sua cultura para que se tornem corresponsáveis pelo resultado, quem sabe até dividindo o resultado com o parceiro.

O tempo que temos é limitado e a otimização da utilização deste tempo nos propicia investir esforço em atividades que possam nos dar visibilidade, entregando desta forma cada vez mais valor para a empresa que o contrata. Isso que importa no final das contas, por isso que você será avaliado.

Tempo é o nosso recurso mais valioso. Pense nisso.