Telecom e tecnologias relacionadas são uns dos maiores itens de custos dos orçamentos das organizações.
Telecom Expense Management (TEM), ou Gestão de Telecom (como conhecemos no Brasil), tornou-se uma necessidade básica para as organizações que procuram reduzir custos e melhorar os processos.
Gerenciamento de faturas, automação de processos manuais, auditoria e otimização de custos, gerenciamento de ativos, renegociações e retarifação de chamadas são ótimos pontos de partida. No entanto, uma das áreas mais negligenciadas é a auditoria e pagamento de faturas. Aqui estão alguns equívocos que podem ocorrer:
1 – Os sistemas de contabilidade, configurados para evitar números de fatura duplicados, protegem contra pagamentos duplicados. [ Verdadeiro ou Falso?]
Falso. O fato de que um sistema de contabilidade está configurado para não permitir mais de um pagamento da mesma fatura, não impede pagamentos duplicados. Primeiro, os responsáveis pelo lançamento no departamento de contas a pagar muitas vezes encontram maneiras de “enganar” o sistema para aceitar uma fatura duplicada.
Em segundo lugar, esse controle só funciona se o número da fatura foi inserido corretamente na primeira vez. Muitas vezes, há pequenas variações nos nomes inseridos no sistema pelas operadoras de telecomunicações que permitem que sejam feitos pagamentos duplicados.
2 – As operadoras de telecomunicações devolvem imediatamente todos os pagamentos duplicados e errados. [ Verdadeiro ou Falso?]
Novamente, Falso. Poucas operadoras de telecomunicações voluntariamente retornarão quaisquer pagamentos duplicados e errôneos que recebem.
As operadoras de telecomunicações processam tantas faturas, que é comum ver situações em que ligações feitas utilizando o DDD de operadoras concorrentes são tarifados errados, serviços cobrados com valores diferentes (sempre a mais) dos acordados em contrato, produtos que nem foram contratados serem lançados na fatura.
Considerações sobre melhores práticas para pagamento de contas de telecomunicações
Contestações (detalhadas) para as operadoras sobre pagamentos duplicados são um bom começo na aplicação das melhores práticas. Infelizmente, a maioria das organizações acham que devem efetuar todos os pagamentos e procurar por erros nas faturas posteriormente. Por esse motivo, muitas organizações sofrem para terem seus créditos/descontos concedidos. As operadoras se negam muitas vezes a devolver e quando devolvem, o prazo é bastante longo.
Cada vez mais, as empresas estão terceirizando esta última etapa no gerenciamento de contas para parceiros de TEM (Gestão de Telecom). Os fornecedores de TEM podem agilizar suas auditorias de cobranças erradas e outros erros processuais cometidos quando as operadoras emitem as suas faturas. Além de identificar os erros, o fornecedor de Gestão de Telecom deverá acionar a operadora para, além de devolver os valores cobrados indevidamente, corrigir possíveis erros sistêmicos ou processuais.
Você sabia que a NextComm audita todas as faturas antes do vencimento e, quando existem erros, sugere que os clientes não paguem as mesmas até a operadora as corrija? Isto faz parte dos nossos serviços de gestão de faturas de telecomunicações, garantindo assim que as contas sejam cobradas com exatidão e seja lançadas a tempo de serem pagas, sem cobrança de juros ou multas. Isso significa menos dores de cabeça para a sua organização.
